BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Kearsipan merupakan bagian pekerjaan kantor yang sangat penting. Informasi tertulis yang tepat harus tersedia apabila diperlukan agar kantor dapat memberikan pelayanan yang efektif.
Kearsipan sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan administrasi karena arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan dalam suatu kantor. Tanpa arsip tidak mungkin seorang petugas arsip dapat mengingat semua catatan dan dokuman secara lengkap. Oleh karena itu suatu kantor dalam mengelola kearsipannya harus memperhatikan sistem kearsipan yang sesuai dengan keadaan organisasinya dalam mencapai tujuannya.
Efektivitas pengelolaan kearsipan pada suatu kantor dipengaruhi pula oleh pegawai yang bekerja pada unit kearsipan, sarana atau fasilitas yang dipergunakan dalam membantu pengelolaan arsip dan dana yang tersedia untuk pemeliharaan arsip tersebut.
Fungsi arsip sebagai ingatan, pusat informasi dan sumber sejarah perlu dikelola dengan baik agar dapat mamperlancar seluruh kegiatan dan proses pekerjaan kantor yang berhasil guna dan berdaya guna. Dalam hal ini unit kearsipan harus senantiasa siap untuk memberikan pelayanan informasi yang akurat dalam memecahkan masalah administrasi pada umumnya dan dalam manejemen kearsipan pada khususnya.
Untuk dapat mengemban tugas seperti ini, pegawai yang bekerja pada unit kearsipan bukan hanya ditunjang oleh faktor kemauan terhadap pekerjaannya, melainkan juga harus dibekali keterampilan khusus mengenai bidang kearsipan. Pegawai yang terlatih baik dan mempunyai ilmu pengetahauan sangat dibutuhkan dalam suatu unit pengelolaan kearsipan. Disamping itu tanggung jawab terhadap pekerjaan yang diberikan harus dijalankan dengan sebaik – baiknya.
Namun pada kenyatannya, sebagian pegawai masih enggan untuk menerima tugas-tugas kearsipan karena mereka memandang bahwa unit kearsipan pada setiap kantor adalah tempat yang membosankan. Adanya pendangan yang seperti ini menunjukkan bahwa pegawai terebut kurang menyadai akan pentingnya pengelolaan arsip dalam suatu kantor dalam menunjang efektifitas suatu pekerjaan.
Pemikiran-pemikiran seperti inilah yang harus dihindari dan sebaiknya ditanamkan rasa cinta terhadap arsip sehingga manusia sebagai faktor penentu dalam pengelolaan kearsipan yang berdaya guna dan berhasil guna dapat tercapai dengan baik. Dan juga harus diakui bahwa sampai saat ini masih ada organisasi atau kantor yang belum manunjukkan pengembangan di bidang kearsipan sehingga proses kegiatan administrasinya kurang begitu lancar. Dan parahnya, ini tidak dijadikan sebagai hal yang penting untuk debenahi.
Keperluan akan pengelolaan arsip yang baik dan benar sangat diharapkan oleh organisasi dalam menunjang efektivitas kerja dan kelancaran administrasi perkantoran.
1.2 Masalah Pokok
Membahas pengelolaan kearsipan secara keseluruhan merupakan hal yang sangat luas cakupannya. Oleh karena itu penulis marasa perlu untuk membatasi pokok permasalahan sebagai berikut :
1. Bagaimanakah penyimpanan arsip yang dilaksanakan pada PT. PLN (persero) Sektor Tello Makassar ?
2. Faktor – faktor apakah yang dapat mempangaruhi efektivitas pengelolaan kearsipan pada suatu kantor ?
3. Apakah penilaian dari pemeliharaan arsip dapat melestarikan informasi yang terkandung di dalam arsip agar terhindar dari kerusakan dan kehilangan ?
4. Masalah – masalah apakah yang dihadapi dalam pengelolaan arsip pada PT. PLN (persero) Sektor Tello Makassar ?
1.3 Tujuan Penulisan
Tujuan penulisan Skripsi Minor ini adalah sebagai berikut :
1. Untuk mengetahui gambaran tentang penyimpanan arsip yang dilaksanakan pada PT. PLN (persero) Sektor Tello Makassar .
2. Untuk mengetahui faktor-faktor yang dapat mempengaruhi efektivitas pangelolaan kearsipan pada suatu kantor.
3. Untuk mengetahui tentang penilaian dari pemeliharaan arsip dapat melestarikan informasi yang terkandung dalam arsip agar terhindar dari kerusakan dan kehilangan.
4. Untuk mengetahui masalah-masalah yang dihadapi dalam pengelolaan arsip pada PT. PLN (persero) Sektor Tello Makassar.
1.4 Metode Penelitian
Dalam menyusun Skripsi Minor ini, perlu adanya metode atau pedoman yang menjadi dasar dalam pengambilan bahan atau data yang relevan dengan judul.
Oleh karena itu dalam menganalisa data, penulis menggunakan metode penelitian sebagai berikut :
1. Penelitian kepustakaan (Library Research) yaitu data yang penulis peroleh dari perusahaan dengan cara membaca buku-buku, literatur-literatur dan artikel-artikel yang erat hubungannya dengan masalah yang akan dibahas dalam penyusunan Skripsi Minor ini.
2. Penelitian Lapangan (Field Research), yaitu penulis langsung malakukan penelitian pada PT. PLN Sektor Tello Makassar dengan menggunakan teknik pengumpulan data sebagai berikut :
a. Teknik Observasi, yaitu dengan melakukan pengamatan secara langsung terhadap beberapa hal yang berhubungan erat dengan materi penulisan skripsi ini.
b. Teknik Interview, yaitu wawancara langsung terhadap beberapa staf yang dianggap dapat memberikan informasi atau data yang diperlukan.
1.5 Lokasi Penelitian
PT. PLN (persero) UNIT SEKTOR TELLO Makassar terletak di timur kota Makassar, tepatnya di Jalan Urip Sumoharjo pada wilayah kecamatan Tello. PT. PLN (persero) Unit Sektor Tello yang lataknya tidak pada pusat kota cukup strategis, dimana aktivitas utama PT. PLN (persero) Unit Sektor Tello adalah melakukan produksi untuk menghasilkan daya listrik bertegangan tinggi, sehingga aktivitas tersebut tidaklah terlalu manggangu masyarakat yang bermukim di kota Makassar pada khususnya. Meskipun tidak berada di pusat kota, namun lokasi ini dapat dijangkau dengan mudah olah transportasi umum maupun pribadi karena berada dekat dengan jalan raya.
1.6 Sistematika Pembahasan
Untuk dapat memudahkan melihat dan memahami apa yang dibahas dalam Skripsi Minor ini , maka penulis menguraikan dalam lima bab sebagai berikut :
BAB I : Pendahuluan yang menguraikan tentang Latar Belakang Masalah Pokok Penelitian, Tujuan dan Kegunaan Penelitian, Metode Penelitian, Lokasi Penelitian dan Sistematika Pembahasan.
BAB II : Landasan teori yang mengemukakan tentang Pengertian Kearsipan, Pengertian Manajemen Kearsipan, Pengertian Sistem Kearsipan Dinamis, Pengertian Manajemen Arsip In Aktif, Fungsi Kearsipan, Penyusutan Arsip dan Perlindungan arsip.
BAB III : Gambaran umum objek penelitian yang mengetengahkan Perkembangan Singkat PT. PLN Sektor Tello Makassar, Struktur Organisasi dan Mekanisme Kerja.
BAB IV : Hasil dan Pembahasan, yang membahas mengenai Penyimpanan dan Penyusutan Arsip, Pemakaian dan Pemeliharaan Arsip Dalam Menunjang Efisiensi Kerja di Kantor PT. PLN Sektor Tello Makasar, serta Permasalahan Yang Dihadapi dan Upaya Pemecahannya.
BAB V : Penutup yang terdiri atas Simpulan dan Saran-saran.
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Kearsipan merupakan bagian pekerjaan kantor yang sangat penting. Informasi tertulis yang tepat harus tersedia apabila diperlukan agar kantor dapat memberikan pelayanan yang efektif.
Kearsipan sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan administrasi karena arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan dalam suatu kantor. Tanpa arsip tidak mungkin seorang petugas arsip dapat mengingat semua catatan dan dokuman secara lengkap. Oleh karena itu suatu kantor dalam mengelola kearsipannya harus memperhatikan sistem kearsipan yang sesuai dengan keadaan organisasinya dalam mencapai tujuannya.
Efektivitas pengelolaan kearsipan pada suatu kantor dipengaruhi pula oleh pegawai yang bekerja pada unit kearsipan, sarana atau fasilitas yang dipergunakan dalam membantu pengelolaan arsip dan dana yang tersedia untuk pemeliharaan arsip tersebut.
Fungsi arsip sebagai ingatan, pusat informasi dan sumber sejarah perlu dikelola dengan baik agar dapat mamperlancar seluruh kegiatan dan proses pekerjaan kantor yang berhasil guna dan berdaya guna. Dalam hal ini unit kearsipan harus senantiasa siap untuk memberikan pelayanan informasi yang akurat dalam memecahkan masalah administrasi pada umumnya dan dalam manejemen kearsipan pada khususnya.
Untuk dapat mengemban tugas seperti ini, pegawai yang bekerja pada unit kearsipan bukan hanya ditunjang oleh faktor kemauan terhadap pekerjaannya, melainkan juga harus dibekali keterampilan khusus mengenai bidang kearsipan. Pegawai yang terlatih baik dan mempunyai ilmu pengetahauan sangat dibutuhkan dalam suatu unit pengelolaan kearsipan. Disamping itu tanggung jawab terhadap pekerjaan yang diberikan harus dijalankan dengan sebaik – baiknya.
Namun pada kenyatannya, sebagian pegawai masih enggan untuk menerima tugas-tugas kearsipan karena mereka memandang bahwa unit kearsipan pada setiap kantor adalah tempat yang membosankan. Adanya pendangan yang seperti ini menunjukkan bahwa pegawai terebut kurang menyadai akan pentingnya pengelolaan arsip dalam suatu kantor dalam menunjang efektifitas suatu pekerjaan.
Pemikiran-pemikiran seperti inilah yang harus dihindari dan sebaiknya ditanamkan rasa cinta terhadap arsip sehingga manusia sebagai faktor penentu dalam pengelolaan kearsipan yang berdaya guna dan berhasil guna dapat tercapai dengan baik. Dan juga harus diakui bahwa sampai saat ini masih ada organisasi atau kantor yang belum manunjukkan pengembangan di bidang kearsipan sehingga proses kegiatan administrasinya kurang begitu lancar. Dan parahnya, ini tidak dijadikan sebagai hal yang penting untuk debenahi.
Keperluan akan pengelolaan arsip yang baik dan benar sangat diharapkan oleh organisasi dalam menunjang efektivitas kerja dan kelancaran administrasi perkantoran.
1.2 Masalah Pokok
Membahas pengelolaan kearsipan secara keseluruhan merupakan hal yang sangat luas cakupannya. Oleh karena itu penulis marasa perlu untuk membatasi pokok permasalahan sebagai berikut :
1. Bagaimanakah penyimpanan arsip yang dilaksanakan pada PT. PLN (persero) Sektor Tello Makassar ?
2. Faktor – faktor apakah yang dapat mempangaruhi efektivitas pengelolaan kearsipan pada suatu kantor ?
3. Apakah penilaian dari pemeliharaan arsip dapat melestarikan informasi yang terkandung di dalam arsip agar terhindar dari kerusakan dan kehilangan ?
4. Masalah – masalah apakah yang dihadapi dalam pengelolaan arsip pada PT. PLN (persero) Sektor Tello Makassar ?
1.3 Tujuan Penulisan
Tujuan penulisan Skripsi Minor ini adalah sebagai berikut :
1. Untuk mengetahui gambaran tentang penyimpanan arsip yang dilaksanakan pada PT. PLN (persero) Sektor Tello Makassar .
2. Untuk mengetahui faktor-faktor yang dapat mempengaruhi efektivitas pangelolaan kearsipan pada suatu kantor.
3. Untuk mengetahui tentang penilaian dari pemeliharaan arsip dapat melestarikan informasi yang terkandung dalam arsip agar terhindar dari kerusakan dan kehilangan.
4. Untuk mengetahui masalah-masalah yang dihadapi dalam pengelolaan arsip pada PT. PLN (persero) Sektor Tello Makassar.
1.4 Metode Penelitian
Dalam menyusun Skripsi Minor ini, perlu adanya metode atau pedoman yang menjadi dasar dalam pengambilan bahan atau data yang relevan dengan judul.
Oleh karena itu dalam menganalisa data, penulis menggunakan metode penelitian sebagai berikut :
1. Penelitian kepustakaan (Library Research) yaitu data yang penulis peroleh dari perusahaan dengan cara membaca buku-buku, literatur-literatur dan artikel-artikel yang erat hubungannya dengan masalah yang akan dibahas dalam penyusunan Skripsi Minor ini.
2. Penelitian Lapangan (Field Research), yaitu penulis langsung malakukan penelitian pada PT. PLN Sektor Tello Makassar dengan menggunakan teknik pengumpulan data sebagai berikut :
a. Teknik Observasi, yaitu dengan melakukan pengamatan secara langsung terhadap beberapa hal yang berhubungan erat dengan materi penulisan skripsi ini.
b. Teknik Interview, yaitu wawancara langsung terhadap beberapa staf yang dianggap dapat memberikan informasi atau data yang diperlukan.
1.5 Lokasi Penelitian
PT. PLN (persero) UNIT SEKTOR TELLO Makassar terletak di timur kota Makassar, tepatnya di Jalan Urip Sumoharjo pada wilayah kecamatan Tello. PT. PLN (persero) Unit Sektor Tello yang lataknya tidak pada pusat kota cukup strategis, dimana aktivitas utama PT. PLN (persero) Unit Sektor Tello adalah melakukan produksi untuk menghasilkan daya listrik bertegangan tinggi, sehingga aktivitas tersebut tidaklah terlalu manggangu masyarakat yang bermukim di kota Makassar pada khususnya. Meskipun tidak berada di pusat kota, namun lokasi ini dapat dijangkau dengan mudah olah transportasi umum maupun pribadi karena berada dekat dengan jalan raya.
1.6 Sistematika Pembahasan
Untuk dapat memudahkan melihat dan memahami apa yang dibahas dalam Skripsi Minor ini , maka penulis menguraikan dalam lima bab sebagai berikut :
BAB I : Pendahuluan yang menguraikan tentang Latar Belakang Masalah Pokok Penelitian, Tujuan dan Kegunaan Penelitian, Metode Penelitian, Lokasi Penelitian dan Sistematika Pembahasan.
BAB II : Landasan teori yang mengemukakan tentang Pengertian Kearsipan, Pengertian Manajemen Kearsipan, Pengertian Sistem Kearsipan Dinamis, Pengertian Manajemen Arsip In Aktif, Fungsi Kearsipan, Penyusutan Arsip dan Perlindungan arsip.
BAB III : Gambaran umum objek penelitian yang mengetengahkan Perkembangan Singkat PT. PLN Sektor Tello Makassar, Struktur Organisasi dan Mekanisme Kerja.
BAB IV : Hasil dan Pembahasan, yang membahas mengenai Penyimpanan dan Penyusutan Arsip, Pemakaian dan Pemeliharaan Arsip Dalam Menunjang Efisiensi Kerja di Kantor PT. PLN Sektor Tello Makasar, serta Permasalahan Yang Dihadapi dan Upaya Pemecahannya.
BAB V : Penutup yang terdiri atas Simpulan dan Saran-saran.
