BAB I
PENDAHULUAN
1.2. LATAR BELAKANG
Salah satu kegiatan yang dilakukan dalam manajemen Sumber Daya Manusia (SDM), adalah mendapatkan orang-orang untuk mengisi organisasi. Biasanya yang menangani masalah ini dikoordinir oleh Departemen SDM dan melibatkan bagian-bagian lain yang terkait (pada organisasi yang besar). Pada organisasi yang kecil pemimpin dapat secara langsung melakukannya sendiri tanpa bantuan orang lain atau para ahli. Namun pada keduanya ada satu langkah penting yang harus dilakukan sebelum melakukan penarikan tenaga kerja (recruitment), yaitu menentukan jenis atau kualitas pegawai yang diinginkan untuk mengisi jabatan tersebut dan rincian mengenai jumlah atau kuantitas yang nanti akan menempati jabatan tersebut. Dengan demikian fungsi atau kegiatan pertama dalam manajemen SDM adalah mendapatkan orang yang tepat, baik secara kualitas maupun kuantitasnya. Setelah itu dilanjutkan pada penarikan tenaga kerja, seleksi penempatan, orientasi, promosi dan pemindahan atau mutasi.
Menurut (B Flippo, 1999, hal 31) metode yang paling sering digunakan dalam penentuan jenis atau kualitas tenaga kerja yang akan ditarik (recruitment) adalah analisis jabatan (job analysis). Job analysis terdiri dari dua kata job dan analysis. Job biasa diartikan sebagai jabatan, pekerjaan,
tugas, macam pekerjaan, dan kegiatan pekerjan. Analysis diterjemahkan memisah-misahkan atau menguraikan.
Beberapa astilah-istilah yang berkaitan dengan analysis jabatan : (Kogakusha, 2002, hal 23)
• Unsur (element) adalah kesatuan pekerjaan yang paling kecil.
• Tugas (task) adalah satu bagian atau satu komponen dari suatu jabatan.
• Posisi (position) adalah tugas-tugas dan tanggung jawab-tanggung jawab dari seorang pegawai.
• Jabatan (job) adalah sekelompok posisi yang hampir sama dalam suatu badan, lembaga atau perusahaan.
• Okupasi (occupation) adalah jabatan-jabatan yang hampir sama yang terdapat dalam banyak perusahaan atau daerah.
• Analysis jabatan (job analyasis) adalah suatu kegiatan yang mempelajari, mengumpulkan, dan mencatat informasi-informasi atau fakta-fakta yang berhubungan dengan masing-masing jabatan secara sitematis dan teratur.
• Uraian jabatan (job description) adalah suatu keterangan singkat yang ditulis secara cemat mengenai kewajiban-kewajiban dan tanggung jawab-tanggung jawab dari suatu jabatan.
• Persyaratan jabatan (job specification) adalah suatu catatan mengenai syarat-syarat orang yang minimum yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu jabatan dengan sebaik-baiknya.
• Penilaian jabatan (job evaluation) adalah kegiatan yang dilakukan guna membandingkan nilai dari suatu jabatan dengan nilai dari jabatan atau jabatan-jabatan lain.
• Klasifikasi jabatan (job classification) adalah pengelompokkan jabatan-jabatan yang mempunyai nilai hampir sama.
Dalam proses analisis jabatan dokumen-dokumen penting yang dihasilkan adalah uraian jabatan dan persyaratan jabatan. Uraian jabatan mengandung catatan-catatan yang berhubungan dengan standar pelaksanaan pekerjaan, khususnya bila analisis jabatan memakai penyelidikan waktu dan gerak. Dalam hal demikian, maka uraian jabatan berisi rincian gerak yang termasuk dalam pelaksanaan atau produksi, lamanya waktu yang diperlukan untuk tiap gerak tersebut, dan standar hasil pekerjaan untuk semua jabatan. Persyaratan jabatan lebih menitik beratkan pada syarat-syarat mengenai orang yang diperlukan untuk mengisi jabatan tesebut.
Pendidikan dan pelatihan memberikan ikhtisar kewajiban-kewajiban dan tanggung jawab-tanggung jawab dari suatu jabatan, hubungannya dengan jabatan-jabatan lain, pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan, dan kondisi kerja didalam mana jabatan itu diselesaikan. Pendidikan dan pelatihan
diadakan untuk memberikan pengertian tentang tugas-tugas yang terkandung dalam tiap jabatan, tetapi juga bagaimana melaksanakan tugas-tugas itu.
Pendidikan dan pelatihan digunakan untuk :
1. Mendapatkan kualitas dan kuantitas pegawai yang tepat yang diperlukan
untuk
Mencapai tujuan organisasi.
Persyaratan jabatan merupakan standar pegawai dengan mana pelamar jabatan dapat diukur. Isi persyaratan jabatan memberikan dasar untuk pembuatan prosedur seleksi.
2. Pelatihan
Uraian kewajiban-kewajiban dan alat-alat yang digunakan merupakan bantuan penting untuk mengembangkan isi program pelatihan.
3. Pendidikan
Uraian jabatan dan rincian syarat-syarat manusia dievaluasi berdasarkan nilainya dengan tujuan akhir menentukan nilai kompensasinya
4. Penilaian pelaksanaan pekerjaan
5. Daripada menilai pegawai berdasarkan sifat-sifatnya seperti dapat dipercaya dan prakarsa, sekarang ada suatu kecenderngan untuk menetukan sasaran jabatan dan menilai pekejaan yang dilakukan berdasarkan sasaran tersebut. Dalam jenis penilaian ini, uraian jabatan adalah berguna untuk merumuskan bidang-bidang di dalam mana sasaran jabatan ditentukan.
6. Promosi dan Pemindahan
Informasi jabatan membantu dalam merencanakan saluran-saluran promosi dan dalam mewujudkan garis-garis pemindahan.
7. Organisasi
Informasi jabatan yang diperoleh melalui analisis jabatan sering mengungkapkan hal-hal yang tidak baik dipandang dari sudut faktor-faktor yang mempengaruhi pola jabatan. Oleh karena itu proses analisis merupakan suatu jenis pemeriksaan organisasi.
8. Perkenalan
Bagi seorang peseta pelatihan yang baru, uraian jabatan paling berguna untuk tujuan perkenalan. Uraian jabatan membantu pengertian tentang jabatan dan organisasi.
9. Penyuluhan
Dengan sendirinya Informasi jabatan sangat banyak nilainya dalam penyuluhan jabatan. Penyuluhan demikian sebaiknya diadakan pada perguruan tinggi, karena banyak lulusan perguruan tinggi tersebut, tidak menyadari akan jenis-jenis jabatan yang ada. Penyuluhan juga diadakan apabila ada pegawai yang tampaknya tidak sesuai dengan posisinya sekarang.
10. Hubungan ketenagakerjaan
Uraian jabatan merupakan standar fungsi. Apabila pegawai berusaha menambah atau mengurangi kewajiban - kewajiban yang terdapat di
dalamnya, maka ini berarti bahwa ia tidak menaati standar. Sering timbul perdebatan dan dokumen tertulis tentang jabatan standar adalah berharga untuk memecahkan perdebatan demikian.
11. Perencanan kembali jabatan
Apabila majikan ingin menyesuaikan diri dengan suatu kelompok tertentu, misalnya dengan pegawai-pegawai cacat fisik, maka biasanya ia harus mengubah isi jabatan tertentu. Analisi jabatan memberikan informasi yang akan memudahkan perubahan jabatan-jabatan tersebut diisi oleh orang-orang yang mempunyai ciri-ciri khusus.
Informasi analisis jabatan mempunyai peranan yang penting sekali dalam perencanaan sumber daya manusia. Para perencanaan-peencanaan sumber daya manusia menggunakan data analisis jabatan dalam membandingkan kecakapan dari para pegawai yang diperlukan dengan kecakapan yang sesungguhnya ada untuk mengisi suatu jabatan tertentu dalam organisasi sampai tingkat dimana kecakapan yang sesungguhnya sudah tidak sesuai lagi dengan kecakapan yang dibutuhkan. Sehingga organisasi bisa mengambil beberapa tindakan untuk mengurangi ketidak sesuaian tesebut.
PT. Sumatera prima Fibreboard adalah sebuah perusahaan yang bergerak dibidang produksi Medium Density Fibreboard (MDF) yang berlokasi di desa Tanjung Seteko KM.28 Inderalaya Ogan Ilir. Pada tahun 1999 terjadi reorganisasi yang melakukan banyak jabatan yang kosong. Dalam penempatan pegawai untuk mengisi jabatan yang kosong tersebut tidak tesebut tidak didasari pada pendidikan dan pelatihan karyawan akan tetapi berdasarkan pengangkatan oleh pimpinan secara langsung yang tentunya lebih bersifat subyektif. Dari penelitian awal yang penulis lakukan, hal tersebut menyebabkan produktifitas sulit untuk ditingkatkan dan cenderung menurun.Hal ini di sebabkan oleh ketidak sesuaian antara syarat-syarat jabatan dengan kualifikasi orang-orang yang menangani pekerjaan tersebut.
Dampak buruk lainnya yang disebabkan oleh hal tersebut adalah :
PENDAHULUAN
1.2. LATAR BELAKANG
Salah satu kegiatan yang dilakukan dalam manajemen Sumber Daya Manusia (SDM), adalah mendapatkan orang-orang untuk mengisi organisasi. Biasanya yang menangani masalah ini dikoordinir oleh Departemen SDM dan melibatkan bagian-bagian lain yang terkait (pada organisasi yang besar). Pada organisasi yang kecil pemimpin dapat secara langsung melakukannya sendiri tanpa bantuan orang lain atau para ahli. Namun pada keduanya ada satu langkah penting yang harus dilakukan sebelum melakukan penarikan tenaga kerja (recruitment), yaitu menentukan jenis atau kualitas pegawai yang diinginkan untuk mengisi jabatan tersebut dan rincian mengenai jumlah atau kuantitas yang nanti akan menempati jabatan tersebut. Dengan demikian fungsi atau kegiatan pertama dalam manajemen SDM adalah mendapatkan orang yang tepat, baik secara kualitas maupun kuantitasnya. Setelah itu dilanjutkan pada penarikan tenaga kerja, seleksi penempatan, orientasi, promosi dan pemindahan atau mutasi.
Menurut (B Flippo, 1999, hal 31) metode yang paling sering digunakan dalam penentuan jenis atau kualitas tenaga kerja yang akan ditarik (recruitment) adalah analisis jabatan (job analysis). Job analysis terdiri dari dua kata job dan analysis. Job biasa diartikan sebagai jabatan, pekerjaan,
tugas, macam pekerjaan, dan kegiatan pekerjan. Analysis diterjemahkan memisah-misahkan atau menguraikan.
Beberapa astilah-istilah yang berkaitan dengan analysis jabatan : (Kogakusha, 2002, hal 23)
• Unsur (element) adalah kesatuan pekerjaan yang paling kecil.
• Tugas (task) adalah satu bagian atau satu komponen dari suatu jabatan.
• Posisi (position) adalah tugas-tugas dan tanggung jawab-tanggung jawab dari seorang pegawai.
• Jabatan (job) adalah sekelompok posisi yang hampir sama dalam suatu badan, lembaga atau perusahaan.
• Okupasi (occupation) adalah jabatan-jabatan yang hampir sama yang terdapat dalam banyak perusahaan atau daerah.
• Analysis jabatan (job analyasis) adalah suatu kegiatan yang mempelajari, mengumpulkan, dan mencatat informasi-informasi atau fakta-fakta yang berhubungan dengan masing-masing jabatan secara sitematis dan teratur.
• Uraian jabatan (job description) adalah suatu keterangan singkat yang ditulis secara cemat mengenai kewajiban-kewajiban dan tanggung jawab-tanggung jawab dari suatu jabatan.
• Persyaratan jabatan (job specification) adalah suatu catatan mengenai syarat-syarat orang yang minimum yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu jabatan dengan sebaik-baiknya.
• Penilaian jabatan (job evaluation) adalah kegiatan yang dilakukan guna membandingkan nilai dari suatu jabatan dengan nilai dari jabatan atau jabatan-jabatan lain.
• Klasifikasi jabatan (job classification) adalah pengelompokkan jabatan-jabatan yang mempunyai nilai hampir sama.
Dalam proses analisis jabatan dokumen-dokumen penting yang dihasilkan adalah uraian jabatan dan persyaratan jabatan. Uraian jabatan mengandung catatan-catatan yang berhubungan dengan standar pelaksanaan pekerjaan, khususnya bila analisis jabatan memakai penyelidikan waktu dan gerak. Dalam hal demikian, maka uraian jabatan berisi rincian gerak yang termasuk dalam pelaksanaan atau produksi, lamanya waktu yang diperlukan untuk tiap gerak tersebut, dan standar hasil pekerjaan untuk semua jabatan. Persyaratan jabatan lebih menitik beratkan pada syarat-syarat mengenai orang yang diperlukan untuk mengisi jabatan tesebut.
Pendidikan dan pelatihan memberikan ikhtisar kewajiban-kewajiban dan tanggung jawab-tanggung jawab dari suatu jabatan, hubungannya dengan jabatan-jabatan lain, pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan, dan kondisi kerja didalam mana jabatan itu diselesaikan. Pendidikan dan pelatihan
diadakan untuk memberikan pengertian tentang tugas-tugas yang terkandung dalam tiap jabatan, tetapi juga bagaimana melaksanakan tugas-tugas itu.
Pendidikan dan pelatihan digunakan untuk :
1. Mendapatkan kualitas dan kuantitas pegawai yang tepat yang diperlukan
untuk
Mencapai tujuan organisasi.
Persyaratan jabatan merupakan standar pegawai dengan mana pelamar jabatan dapat diukur. Isi persyaratan jabatan memberikan dasar untuk pembuatan prosedur seleksi.
2. Pelatihan
Uraian kewajiban-kewajiban dan alat-alat yang digunakan merupakan bantuan penting untuk mengembangkan isi program pelatihan.
3. Pendidikan
Uraian jabatan dan rincian syarat-syarat manusia dievaluasi berdasarkan nilainya dengan tujuan akhir menentukan nilai kompensasinya
4. Penilaian pelaksanaan pekerjaan
5. Daripada menilai pegawai berdasarkan sifat-sifatnya seperti dapat dipercaya dan prakarsa, sekarang ada suatu kecenderngan untuk menetukan sasaran jabatan dan menilai pekejaan yang dilakukan berdasarkan sasaran tersebut. Dalam jenis penilaian ini, uraian jabatan adalah berguna untuk merumuskan bidang-bidang di dalam mana sasaran jabatan ditentukan.
6. Promosi dan Pemindahan
Informasi jabatan membantu dalam merencanakan saluran-saluran promosi dan dalam mewujudkan garis-garis pemindahan.
7. Organisasi
Informasi jabatan yang diperoleh melalui analisis jabatan sering mengungkapkan hal-hal yang tidak baik dipandang dari sudut faktor-faktor yang mempengaruhi pola jabatan. Oleh karena itu proses analisis merupakan suatu jenis pemeriksaan organisasi.
8. Perkenalan
Bagi seorang peseta pelatihan yang baru, uraian jabatan paling berguna untuk tujuan perkenalan. Uraian jabatan membantu pengertian tentang jabatan dan organisasi.
9. Penyuluhan
Dengan sendirinya Informasi jabatan sangat banyak nilainya dalam penyuluhan jabatan. Penyuluhan demikian sebaiknya diadakan pada perguruan tinggi, karena banyak lulusan perguruan tinggi tersebut, tidak menyadari akan jenis-jenis jabatan yang ada. Penyuluhan juga diadakan apabila ada pegawai yang tampaknya tidak sesuai dengan posisinya sekarang.
10. Hubungan ketenagakerjaan
Uraian jabatan merupakan standar fungsi. Apabila pegawai berusaha menambah atau mengurangi kewajiban - kewajiban yang terdapat di
dalamnya, maka ini berarti bahwa ia tidak menaati standar. Sering timbul perdebatan dan dokumen tertulis tentang jabatan standar adalah berharga untuk memecahkan perdebatan demikian.
11. Perencanan kembali jabatan
Apabila majikan ingin menyesuaikan diri dengan suatu kelompok tertentu, misalnya dengan pegawai-pegawai cacat fisik, maka biasanya ia harus mengubah isi jabatan tertentu. Analisi jabatan memberikan informasi yang akan memudahkan perubahan jabatan-jabatan tersebut diisi oleh orang-orang yang mempunyai ciri-ciri khusus.
Informasi analisis jabatan mempunyai peranan yang penting sekali dalam perencanaan sumber daya manusia. Para perencanaan-peencanaan sumber daya manusia menggunakan data analisis jabatan dalam membandingkan kecakapan dari para pegawai yang diperlukan dengan kecakapan yang sesungguhnya ada untuk mengisi suatu jabatan tertentu dalam organisasi sampai tingkat dimana kecakapan yang sesungguhnya sudah tidak sesuai lagi dengan kecakapan yang dibutuhkan. Sehingga organisasi bisa mengambil beberapa tindakan untuk mengurangi ketidak sesuaian tesebut.
PT. Sumatera prima Fibreboard adalah sebuah perusahaan yang bergerak dibidang produksi Medium Density Fibreboard (MDF) yang berlokasi di desa Tanjung Seteko KM.28 Inderalaya Ogan Ilir. Pada tahun 1999 terjadi reorganisasi yang melakukan banyak jabatan yang kosong. Dalam penempatan pegawai untuk mengisi jabatan yang kosong tersebut tidak tesebut tidak didasari pada pendidikan dan pelatihan karyawan akan tetapi berdasarkan pengangkatan oleh pimpinan secara langsung yang tentunya lebih bersifat subyektif. Dari penelitian awal yang penulis lakukan, hal tersebut menyebabkan produktifitas sulit untuk ditingkatkan dan cenderung menurun.Hal ini di sebabkan oleh ketidak sesuaian antara syarat-syarat jabatan dengan kualifikasi orang-orang yang menangani pekerjaan tersebut.
Dampak buruk lainnya yang disebabkan oleh hal tersebut adalah :
