BAB I
STUDI PENDAHULUAN
Bab ini berisi tentang gambaran keseluruhan isi tugas akhir, mulai dari latar belakang, identifikasi, selain itu juga menggambarkan ruang lingkup permasalahan, tujuan perancangan, dan sistematika penulisan
1.1 LATAR BELAKANG PERMASALAHAN
PT. Perusahaan Listrik Negara (PLN) merupakan salah satu badan usaha yang bergerak dalam bidang kelistrikan dan bidang lain yang terkait. Dimana listrik menjadi kebutuhan yang sangat penting bagi manusia, dengan listrik selain digunakan sebagai sarana penerangan juga dapat digunakan sebagai media untuk meningkatkan kualitas kehidupan masyarakat yang dapat mendorong kegiatan ekonomi dan menjalankan kegiatan usaha yang berwawaskan lingkungan.
Visi dari perusahaan adalah “Diakui sebagai perusahaan kelas dunia yang bertumbuh kembang, unggul dan terpercaya dengan bertumpu pada potensi insani” dimana wujud dari visi, misi perusahaan adalah berfokus pada peningkatan proses secara terus menerus untuk memperoleh hasil yang maksimal.
Perkembangan teknologi dan sistem informasi menempati peranan utama dan sangat dibutuhkan oleh suatu perusahaan terutama untuk perusahaan besar seperti PT. PLN. Karena informasi yang tepat waktu dan relevan sangat dibutuhkan untuk proses pengambilan keputusan oleh manajemen di tingkat operasional perusahaan.
Bidang rencana dan evaluasi adalah bagian atau devisi yang bertanggung jawab atas tersedianya perencanaan dan evaluasi utilitas dan produktivitas sumber daya manusia, kajian pengembangan sistem kerja pemeliharaan, pengelolaan kinerja dan pengelolaan administrasi rencana dan evaluasi serta pengelolaan teknologi informasi. Rencana anggaran biaya adalah proses yang penting untuk mengendalikan pengeluaran anggaran perusahaan agar tidak melebihi batas anggaran yang tersedia.
Di PT. PLN (Persero) Rencana Anggaran Biaya atau sering disebut RAB terdiri atas :
1. Rencana Anggaran Biaya Rutin
Adalah RAB yang sudah memiliki anggaran dan perencanaanya dilakukan secara rutin sesuai dengan Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP) dalam satu tahun.
2. Rencana Anggaran Biaya Non Rutin
Adalah RAB yang belum memiliki anggaran dan perencanaanya dilakukan bila terjadi kegiatan operasional perusahaan diluar Rencana Kerja Anggaran Perusahaan, sehingga membutuhkan anggaran tambahan disamping menggunakan saving anggaran perusahaan yang masih ada.
Rencana anggaran biaya non rutin ini dilakukan bila terjadi kerusakan alat produksi perusahaan seperti TanDelta, peralatan kantor seperti komputer, dan peralatan lainya yang menunjang jalanya operasional perusahaan. Bila anggaran masih mencukupi maka menggunakan anggaran yang masih tersedia, yaitu diambil dari jumlah saving anggaran pada RKAP, dan bila anggaran tidak mencukupi, harus mendapatkan anggaran tambahan untuk memperbaiki kerusakan tersebut.
Bagian Rencana dan evaluasi adalah bagian yang bertanggung jawab atas pengadaan anggaran biaya non rutin untuk perbaikan peralatan, melakukan penawaran harga ke supplier dan melakukan pemeriksaan terhadap barang yang telah dipesan dari supplier. Untuk pengadaan dan pembelian barangnya sendiri dilakukan oleh bagian lain di perusahaan, dalam menangani proses rencana perbaikan peralatan tersebut masih sering terjadi beberapa permasalahan yang harus ditangani.
Berdasarkan uraian permasalahan diatas, maka dalam pembuatan skripsi minor ini mengambil judul :
“PERANCANGAN SISTEM INFORMASI RENCANA PERBAIKAN PERALATAN NON RUTIN BERBASIS KOMPUTER PADA BAGIAN RENCANA DAN EVALUASI DIVISI UNIT JASA TEKNIK (UJT) DI PT.PLN BANDUNG “
1.2 IDENTIFIKASI PERSOALAN
Identifikasi persoalan menguraikan tentang permasalahan-permasalahan yang dihadapi di dalam sistem rencana perbaikan peralatan non rutin.
Setelah melakukan pengamatan dan wawancara langsung ke bagian Rencana dan Evaluasi (RENEV), maka permasalahan yang muncul adalah sebagai berikut :
1. Proses pembuatan RAB dan Dasar Surat Usulan Anggaran membutuhkan waktu yang lama.
2. Masalah yang kedua adalah masih sering terjadinya keterlambatan barang, saat barang dibutuhkan, hal ini terjadi karena ketidak sesuaian barang yang dipesan dengan barang datang, seperti ketidak sesuaian merk atau kualitas sehingga harus melakukan retur barang.
3. Pembuatan laporan Anggaran Kerusakan (LAK) membutuhkan waktu lama.
1.3 RUANG LINGKUP PERMASALAHAN
Pembatasan masalah ini dilakukan agar perancangan sistem yang dibuat lebih terarah dan menghindari pembahasan yang meluas sehingga meminimalisasi terjadinya penyimpangan. Untuk itulah penulis merasa perlu membatasi ruang lingkup dari permasalahan ini. Batasan permasalahan diantaranya :
1. Meneliti terhadap prosedur – prosedur, formulir, dan laporan – laporan yang berhubungan dengan rencana perbaikan peralatan non rutin yaitu rencana pengadaan barangnya.
2. Manganalisa proses kerja perbaikan peralatan yang meliputi :
a. Pengecekan terhadap anggaran perusahaan
b. Pembuatan RAB dan Dasar Surat Usulan Anggaran
c. Pemeriksaan mutu dan kualitas barang
3. Menganalisa pembuatan laporan anggaran kerusakan barang
1.4 TUJUAN PERANCANGAN
Adapun tujuan perancangan sistem yang baru adalah untuk menunjang, memperbaiki, dan meningkatkan kinerja dari sistem yang sedang berjalan saat ini, agar dapat memenuhi harapan manajemen perusahaan dalam memperkecil masalah-masalah yang ada didalam kegiatan operasional perusahaan. Adapun harapan yang ingin dicapai tersebut meliputi :
a) Meminimalisasikan waktu pembuatan RAB dan Dasar Surat Usulan Anggaran.
b) Sistem yang baru dapat mengendalikan proses penyampaian informasi perbaikan peralatan secara akurat, tepat waktu, dan relevan.
c) Mengurangi ketidak sesuaian barang yang dipesan dengan barang datang.
d) Penanganan pengarsipan yang lebih baik dengan menggunakan sistem database.
e) Dapat memberikan pelayanan yang tepat waktu kepada bagian yang membutuhkan ( bagian pemeliharaan ).
1.5 SISTEMATIKA PENULISAN
Ada beberapa sistematika penulisan yang di buat guna menggambarkan rincian bab-bab, diantaranya adalah :
BAB I STUDI PENDAHULUAN
Menjelaskan tentang latar belakang masalah yang dihadapi, identifikasi persoalan, batasan permasalahan, tujuan perancangan dan sistematika penulisan.
BAB II DASAR TEORI
Menjelaskan tentang dasar-dasar teori yang berhubungan dengan permasalahan, dan metodologi pengembangan sistem yang digunakan.
BAB III PERSYARATAN SISTEM BARU
Menggambarkan sistem yang sedang berjalan selama ini, mengumpulkan informasi sistem secara umum dan memodelkannya, serta menetapkan persyaratan sistem baru.
BAB IV PERANCANGAN SISTEM EKSTERNAL
Menetapkan rancangan sistem baru berbasis komputer secara keseluruhan dari sudut pandang pemakai.
BAB V PERANCANGAN SISTEM INTERNAL
Menetapkan rancangan rinci dari sistem yang diotomatisasi. rancangan konfigurasi hardware dan software, database dan konstruksi proses.
BAB VI IMPLEMENTASI
Membangun dan mewujudkan secara nyata sistem yang baru yang telah dirancang oleh penulis.
BAB VII KESIMPULAN DAN SARAN
Berisi kesimpulan dan saran-saran hasil analisis dari penulis kepada perusahaan tempat PKL maupun institusi dalam hal ini PKN LPKIA Bandung.
