BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dewasa ini untuk bisa bertahan dalam persaingan dunia usaha, perusahaan membutuhkan efiensi dan melakukan inovasi-inovasi untuk mempertahankan pangsa pasar yang sudah ada maupun untuk merebut pangsa pasar baru. Keadaan di negara ini yang makin tidak kondusif, kekerasan semakin meningkat, suhu politik yang memanas membuat iklim perekonomian negeri ini menjadi tidak menentu. Untuk itu, perusahaan harus melakukan efisiensi di segala bidang agar dapat menekan biaya untuk dapat meningkatkan daya saing.
Perkembangan teknologi dan komunikasi telah memungkinkan perusahaan untuk dapat mengevaluasi mekanisme koordinasi baik di dalam maupun di luar perusahaan. Saat ini, perusahaan tidak dapat lagi bekerja secara tradisional. Dengan penggunaan teknologi yang tepat dapat mengurangi beban pekerjaan yang tidak diperlukan sehingga jumlah karyawan pun dapat dikurangi. Selain itu, karyawan pun pada akhirnya akan tidak akan terbebani dengan pekerjaan yang berlebihan.
Selain pengadaan dan penjualan barang, perusahaan trading juga didukung oleh administrasi and support dari bagian lain. Proses ini melibatkan finance, accounting, logistik, sales, human resource dan information system. Berbagai departemen ini harus saling bekerja sama untuk dapat menghasilkan suatu bisnis proses yang efisien.
Bisnis proses yang sekarang berjalan pada PT. Grama Bazita adalah bisnis proses yang kurang efisien karena masih berjalan secara manual, membutuhkan berbagai birokrasi yang lebih rumit sehingga menyebabkan bisnis proses tidak efisien. Dengan menulis thesis ini, penulis berharap untuk dapat membantu PT. Grama Bazita menganalisa dan membantu memperbaiki proses bisnis yang ada sehingga dapat meningkatkan daya saing perusahaan. Walaupun secara global, penulis sadar bahwa thesis ini merupakan kontribusi kecil dari seluruh persoalan makro yang ada di dalam perusahaan.
Berkantor di Gedung Multika di Jl. Mampang Prapatan Raya kav 73-76, Jakarta Selatan, PT Grama Bazita merupakan perusahaan trading yang bergerak di bidang engineering, procuring, konstruksi, dan melayani kebutuhan akan proses industri di Indonesia. PT Grama Bazita berdiri sejak tahun 1986. Kepemilikan sahamnya terbagi mejadi 2 pemilik yaitu 67% dimiliki oleh PT Pratama Energi Konstruksi Teknologi Indonesia dan sisanya 33% dimiliki oleh Bpk. M.S. Mennon. PT Grama Bazita memiliki motto perusahaan yaitu “Provide responsive engineering that meets and axceeds user expectations through the use of state-of-the-art engineering and man machine interface technologies”. Mewakili beberapa produsen peralatan yang memiliki reputasi yang baik, PT Grama Bazita membangun kekuatan ini dengan mengembangkan dan menyediakan jasa layanan engineering secara lengkap. Dengan pelatihan memadai untuk user, konsultan engineering dengan aplikasi dan pengetahuan engineering yang detail dan lengkap, PT Grama Bazita memiliki berbagai klien dari beberapa jenis industri yang berbeda seperti pulp and paper, chemical, petrochemical, viscose, iron and steel, animal feeds, dan edible oils. PT Grama Bazita berdedikasi untuk menyediakan layanan yang berkualitas tinggi and fleksibel untuk mengakomodasi keperluan khusus dari masing-masing kliennya supaya dapat membangun hubungan jangka panjang yang baik.
Staf yang kompeten dan memiliki pengetahuan yang detail adalah sebagai fondasi untuk menyediakan pelayanan yang memuaskan bagi kliennya. Dengan staf teknik yang berpengalaman pada produk dan segala aplikasinya akan dapat menyediakan solusi yang efektif bagi user. Masalah proses dan aplikasi didiskusikan bersama untuk menentukan solusi yang terbaik. PT Grama Bazita mewakili produsen peralatan yang terkenal. Produk yang dipasarkan dikenal sebagai penguasa pangsa pasar dan dipakai oleh banyak perusahaan diseluruh dunia. Ini memberikan kepercayaan kepada user bahwa mereka memakai produk yang bagus dengan layanan yang baik untuk mendukung mereka. Dari proses yang kecil sampai besar termasuk proses yang rumit, PT Grama Bazita sudah berhasil menyelesaikan begitu banyak proyek. PT Grama Bazita telah memiliki pengalaman untuk menyelesaikan banyak proyek sebagi kontraktor utama atau sebagai sub-kontraktor, dengan berbasis EP atau EPC dan memiliki tanggung jawab untuk menyusun jadwal, budget, dan tindakan-tindakan teknis.
1.2 Rumusan Permasalahan
Penulis memilih topik ini karena permasalahan yang terjadi di PT. Grama Bazita terjadi lebih karena adanya proses bisnis yang kurang efektif. Dibutuhkan waktu yang cukup lama untuk berpindah dari satu aktifitas ke aktifitas lain yang membutuhkan pertukaran data antar departemen. Seringkali terjadi kesalahpahaman antar departemen dalam menginstruksikan suatu tugas. Departemen accounting juga terbebani dengan begitu banyaknya dokumen yang harus disimpan. Untuk mencari dokumen-dokumen lama yang dibutuhkan pun perlu waktu yang tidak sedikit, juga dibutuhkan ruangan yang cukup untuk menyimpan dokumen-dokumen tersebut.
Situasi ini mengakibatkan kinerja perusahaan tidak efektif, dan akan timbul biaya yang diakibatkan dari proses yang tidak efisien. Secara singkat, masalah-masalah yang terjadi dapat dirumuskan seperti dibawah ini:
• Sebenarnya seberapa besar waktu yang terbuang sia-sia karena proses bisnis yang tidak efisien ini ?
• Dimana letak proses yang tidak efisien ?
• Bagaimana cara memperbaiki proses yang tidak efisien tersebut ?
1.3 Tujuan dan Manfaat
Tujuan dari penulisan thesis ini adalah:
• Mengurangi waktu yang dibutuhkan dalam aktivitas pemesanan barang, penerimaan barang, serta penerimaan invoice
• Penyederhanaan book keeping oleh departemen logistik dan accounting
• Mengurangi biaya
• Merancang suatu sistem yang dapat mempermudah para karyawan untuk dapat berkomunikasi dan bertukar data satu sama lain secara elektronik dengan menggunakan fasilitas intranet
Manfaat yang dapat diperoleh:
• Mempermudah pencarian data-data yang dibutuhkan oleh departemen accounting, sales, serta logistik
• Biaya yang dibutuhkan oleh proses yang baru diharapkan lebih sedikit daripada proses yang lama
• Waktu yang dibutuhkan oleh proses yang baru diharapkan lebih sedikit daripada proses yang lama
1.4 Ruang Lingkup
Penulisan thesis ini hanya dibatasi pada masalah-masalah seperti tersebut di bawah ini:
• Penulis hanya berfokus pada kegiatan-kegiatan yang terdapat pada departemen accounting, sales, dan logistik
• Kegiatan yang diamati oleh penulis adalah pembuatan incoming PO oleh sales sampai pengiriman outgoing purchase order kepada vendor, penerimaan barang dan pengecekan dengan outgoing purchase order serta penerimaan invoice dari vendor.
• Penulis hanya berfokus pada masalah-masalah yang terjadi pada internal perusahaan saja.
1.5 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan tesis ini terdiri dari lima bab yaitu:
BAB I PENDAHULUAN
Membahas mengenai latar belakang, rumusan permasalahan, tujuan dan manfaat, ruang lingkup, serta sistematika penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Membahas mengenai konsep dari bisnis proses, definisi teknologi informasi dan perannya dalam rekayasa ulang, tahapan dalam rekayasa ulang, serta faktor-faktor pendukung dilaksanakannya rekayasa ulang.
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
Membahas mengenai kerangka berpikir, tahapan dalam rekayasa ulang serta uraian tugas dari masing-masing departemen.
BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN
Membahas mengenai proses-proses yang ada, proses baru yang diusulkan, simulasi proses dan analisa hasil simulasi.
BAB V SIMPULAN DAN SARAN
Memuat simpulan dan saran-saran.
