BAB I
PENDAHULUAN
I.1. Tinjauan Umum
Dewasa ini perkembangan teknologi semakin maju, kehidupan manusia modern pada umumnya, semakin menginginkan suatu pekerjaan selesai dengan cepat mengingat banyaknya pekerjaan, rumitnya suatu pekerjaan dan banyaknya data serta informasi yang masuk dan yang keluar.
Alat bantu dalam pengolahan data yang sering dipergunakan oleh masyarakat luas adalah komputer. Dengan volume data yang sedemikian banyak yang harus dikumpulkan, diolah, dianalisa, disimpan dan disampaikan kepada yang membutuhkan, maka pada abad teknologi seperti sekarang ini terbukti bahwa penanganan data untuk diolah menjadi informasi dalam waktu yang singkat dan akurat sudah menggunakan teknologi komputer.
Kemajuan dan perkembangan teknologi di bidang komputer semakin pesat seiring dengan kemajuan ilmu pengetahuan lainnya yang semakin besar peranannya baik dibidang bisnis maupun administrasi di berbagai instansi.
Kebutuhan untuk mendapatkan kejelasan dari suatu data sekarang ini memperlihatkan gejala yang meningkat, dengan prinsip hemat waktu, tepat guna dan tepat sasaran dan dapat dipercaya. Tersedianya data yang semakin banyak dan kompleks, mendorong untuk mencari dan mewujudkan sistem baru agar tiap pengendalian maupun pengolahan data menjadi suatu informasi yang baik.
Dengan informasi yang jelas dan akurat akan membantu kelancaran dalam pekerjaan dan memudahkan segala sesuatunya, tampa harus membuang waktu yang lama dan merugikan pihak-yang benar-benar membutuhkan informasi tersebut.
Suatu sistem pengolahan data meliputi tiga komponen dasar yaitu:
1. Data
2. Pengolahan data
3. Hasil akhir (informasi)
Untuk dapat lebih memungkinkan pengolahan data tersebut, perlu adanya unsur-unsur dasar dalam sistem pengolahan data, yaitu:
1. Adanya alat pengolahan data
2. Adanya sistem pengolahan data
3. Adanya tenaga pelaksana pengolah data
Dengan adanya kenyataan tersebut, dicoba untuk mengangkat permasalahan tentang Sistem Informasi Pengolahan Data Surat Masuk dan Surat Keluar di Kantor Camat Harau Sum-Bar.
I.2. Latar Belakang Masalah
Kegiatan mengolah berbagai macam data tentang surat menyurat selalu diusahakan dalam keadaan siap untuk disajikan kepada siapa saja yang membutuhkan, dalam arti keadaan data yang sudah selesai diolah dan diproses.
Sehingga dengan demikian pekerjaan-pekerjaan yang harus dikerjakan dalam memberikan pelayanan tentang surat menyurat di Kantor Camat Harau dapat dilakukan secara efisien. Artinya data surat menyurat dapat dicari dengan mudah dan cepat sehingga menyebabkan bagian tata usaha dalam melayani penyajian data informasi tentang surat menyurat dapat berjalan dengan lancar dan tertib.
Dalam prakteknya di Kantor Camat Harau Sum-Bar ini sistem pengolahan administrasi tentang surat menyurat masih menggunakan cara manual, untuk itu alangkah baiknya jika pada Sistem Informasikan pengolahan data suratnya memakai komputer.
Komputer merupakan sarana yang tepat untuk pengolahan data yang bersifat rutin. Di samping itu komputer juga mempunyai kemampuan dengan tingkat ketelitian yang tinggi, pemrosesan yang cepat, daya tampung pengingatnya besar dan yang paling utama adalah efisien waktu dan tenaga.
Selaras dengan ini, maka pada penulisan skripsi ini diterapkan pengolahan data yang dikhususkan dalam bidang surat menyurat di Kantor Camat Harau Sum-Bar dengan alat bantu komputer.
Sehubungan dengan banyaknya surat menyurat yang harus diolah dan semakin kompleksnya masalah yang harus ditangani serta diperlukannya informasi secara tepat dan cepat, maka tidak efisien lagi bila penanganannya hanya dikerjakan dengan cara manual.
Karena pentingnya informasi untuk para pegawai di Kantor Camat Harau Sum-Bar, maka dalam penulisan skripsi ini dibuat suatu sistem guna untuk membantu didalam pemberian informasi dan pelayanan tentang surat menyurat.
I.3. Pokok Masalah
Kegiatan surat menyurat di Kantor Camat Harau Sum-Bar ini dimaksudkan untuk menyediakan data dan informasi kepada yang memerlukan apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali. Yang dimaksudkan dengan warkat adalah semua surat-surat baik surat yang masuk maupun surat yang keluar dari Kantor Camat Harau Sum-Bar.
Dengan adanya volume surat yang sering kali bertambah maka untuk waktu yang akan datang sudah tidak efisien lagi bila dikerjakan dengan cara manual karena selalu memerlukan pelayanan secara cepat dan akurat juga harus seiring dengan perkembangan informasi.
Demikian juga dengan cara penyimpanan berkas surat, penomoran surat, tanggal surat juga memerlukan penanganan yang tepat agar berkas yang ada dapat dicari dengan mudah karena bila sewaktu-waktu kita memerlukannya hanya dengan mengetahui atau menuliskan nomor atau tanggal surat sesuai dengan data-data dan informasi yang telah diberikan oleh pihak Kantor Camat Harau Sum-Bar guna menunjang sistem informasi surat menyurat, maka didapatkan pokok permasalahan berupa:
1. Pengolahan berkas surat yang masuk maupun surat keluar.
2. Pencarian berkas surat yang masuk dengan lebih mudah dan efisien.
3. Mengklasifikasikan jenis-jenis surat ke setiap bagian struktur organisasi.
4. Pengkodekan struktur organisasi yang ada di kantor.
Dengan banyaknya surat yang masuk dan surat keluar, akan banyak pula waktu yang tersita, oleh karena itu dicoba mengganti cara pengolahan data dan pencatatan tugas-tugas tersebut yang selama ini dikerjakan secara manual menjadi suatu Sistem Informasi. Hasil dari pencatatan tersebut kemudian diolah untuk menghasilkan laporan, baik laporan harian dan bulanan.
I.4. Batasan Masalah
Sesuai dengan pokok permasalahan diatas, permasalahan hanya terbatas pada surat masuk dan surat keluar. Dalam informasi surat menyurat di Kantor Camat Harau Sum-Bar, data diambil dari bagian tata kewarkatan tentang informasi surat masuk.
Data tersebut dijadikan semacam data masukan yang nantinya data dicatat dan diproses sehingga menghasilkan laporan yaitu:
1. Data setiap pegawai.
2. Daftar seluruh pegawai.
3. Daftar jenis surat.
4. Daftar bagian.
5. Laporan surat masuk per tanggal.
6. Laporan surat masuk per bulan.
7. Laporan surat keluar per tanggal.
8. Laporan surat keluar per bulan.
Dengan melihat laporan tersebut, maka dapat disusun suatu sistem yang sesuai dengan prosedur dan dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya. Surat-surat yang masih digarap tindaklanjutnya, atau yang telah dilakukan tindaklanjutnya, tetapi belum dianggap tuntas sehingga suatu saat dalam waktu yang tidak lama diperlukan lagi, selama itu pula disimpan oleh unit pengolahan yang menggarap atau bertanggung jawab atas tindak lanjut surat bersangkutan.
Surat dalam kedudukan demikian merupakan arsip aktif. Surat-surat yang benar-benar sudah tuntas penggarapan tindak lanjutnya penyimpanannya dipusatkan pada unit kearsipan instansi sebagai arsip inaktif.
Tata penyimpanan arsip-arsip aktif maupun arsip inaktif menggunakan sistem penataan berkas disesuaikan dengan kepentingan instansi bersangkutan agar memudahkan pengendaliannya.
I.5. Maksud Dan Tujuan
Maksud dan tujuan agar dapat digunakan pada instansi yang bersangkutan atau dimanapun yang diharapkan dapat meningkatkan pelayanan, membantu dalam mengolah data sehingga tersusun dengan rapi, terstruktur dan tersimpan dengan baik. Sehingga kebutuhan akan informasi dapat dilakukan dengan cepat, tepat serta akurat sesuai dengan kebutuhan.
I.6. Metode Pengumpulan Data
Untuk mendukung kelengkapan serta kelancaran dalam pembuatan naskah penulisan skripsi ini digunakan metode pengumpulan data sebagai berikut:
1. Wawancara
Data diperoleh dengan melakukan wawancara dengan pegawai bagian tata kewarkatan di Kantor Camat Harau Sum-Bar.
2. Studi Pustaka
Studi pustaka yaitu dengan mengumpulkan data dan membaca bahan-bahan untuk teori yang diperlukan sebagai landasan dalam penyusunan karya tulis ini.
I.7. Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan secara keseluruhan adalah sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Dalam bab ini berisikan latar belakang masalah, pokok masalah, batasan masalah, tujuan penulisan skripsi, metode pengumpulan data dan sistematika penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Dalam bab ini akan dijelaskan tentang tinjauan umum kegiatan penaganan surat yang dimulai dari pencatatan surat masuk maupun surat keluar
BAB III PERENCANAAN SISTEM
Dalam bab ini berisikan sistem perangkat lunak, sistem perangkat keras, bagan alir, perancangan basis data, perancangan masukan dan perancangan keluaran.
BAB IV MENJALANKAN PROGRAM
Dalam bab ini diuraikan tentang cara menjalankan program, pengisian data, pengendalian data, penghapusan data, menampilkan dan mencetak data.
BAB V PENUTUP
Dalam bab ini berisikan tentang kesimpulan dan saran.
