BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Perkembangan dunia teknologi informasi saat ini semakin cepat memasuki berbagai bidang, sehingga kini semakin banyak perusahaan yang berusaha meningkatkan usahanya terutama dalam bidang bisnis yang sangat berkaitan erat dengan teknologi informasi itu sendiri. Hal ini didukung oleh pernyataan bahwa Kegunaan komputer pada aplikasi bisnis adalah untuk menyediakan informasi dengan cepat dan tepat. Informasi ini ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu perusahaan. Jika di dalam suatu perusahaan, informasi tersebut terhenti atau terhambat, maka sistem perusahaan akan menjadi lusuh (Jogiyanto, 1999:96). Salah satu perkembangan teknologi informasi yang penting adalah semakin dibutuhkannya penggunaan alat pengolah data yang berfungsi untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Perusahaan-perusahaan yang ingin mengembangkan usaha dan mencapai sukses harus mengikuti era informasi dengan menggunakan alat pendukung pengolah data yaitu komputer. Hal ini didukung oleh pernyataan yang diutarakan bahwa komputer digunakan untuk mengelola sumber daya yang luas dari perusahaan-perusahaan yang memandang seluruh dunia sebagai pasar mereka dimana pada eksekutif perusahaan melakukan investasi pada teknologi informasi dengan tujuan mencapai skala ekonimis dan dapat mengembangkan produk yang dapat dijual di seluruh dunia (Mcleod, 1998:92).
Dengan adanya komputer sebagai alat pengolah data, maka semua bidang dalam suatu perusahaan ataupun instansi dapat dikomputerisasikan, dalam hal ini bidang-bidang yang dianggap penting dan utama karena hal ini dapat mendukung keberhasilan suatu perusahaan dalam mencapai tujuannya. Dalam kajian ini penulis ingin memberikan suatu solusi dengan merancang dan mengaplikasikan suatu alur kerja sistem absensi berdasarkan sistem absensi manual yang sudah ada pada PT. Kemenangan Jaya yang masih kurang efektif dan efisien, dan membuat sistem basis data yang akan digunakan dalam aplikasi absensi yang terkomputerisasi, user Interface untuk mengelola basis data tersebut, dan aplikasi absensi yang terkomputerisasi dengan baik antara sistem basis data, user interface, dan user itu sendiri dengan penambahan metode barcode untuk memberikan solusi optimal yang telah terkomputerisasi, kecepatan dan ketepatan pengolahan data, dan mengurangi tingkat kesalahan pada waktu proses pengabsenan berlangsung (http://www.wikipedia.com/barcode). Oleh sebab itu dengan berdasarkan alasan ini penulis mencoba mengambil tema dalam penulisan skripsi ini dengan judul : “Pengembangan Aplikasi Sistem Absensi Karyawan Dengan Metode Barcode Pada PT. Kemenangan Jaya”.
1.2 Rumusan Masalah
PT. Kemenangan Jaya yang bergerak dibidang retail berkeinginan untuk memiliki suatu sistem informasi absensi karyawan yang dapat menggantikan sistem absensi yang telah ada namun masih berjalan secara manual. Keinginan ini timbul karena perusahaan ini mengalami kesulitan dalam mengolah data informasi absensi sehingga mengakibatkan semakin banyaknya hardcopy arsip dan menyulitkan ketika pihak manajemen personalia perusahaan bermaksud untuk merekap dan melakukan pendataan ulang data dan daftar hadir karyawan yang telah berlangsung selama 1 tahun lamanya. Proses pengabsensian yang telah ada di PT. Kemenangan Jaya dapat dikatakan masih kurang efisien dan efektif karena semua masih dilakukan secara manual, mulai dari pendataan dan penghitungan jam hadir, jam keluar, lama waktu kerja, sampai dengan keterangan tidak masuk karyawan. Sedangkan di departemen personalia, pengaksesan ini belum memiliki sesuatu sistem informasi pegawai yang baik. Semua hal tersebut sering mengakibatkan hasil yang kurang teliti dan memakan waktu yang lama. Masalah yang utama yang timbul dikarenakan adanya faktor kelelahan mental akibat hanya ada seorang staff yang bertanggung jawab dalam perhitungan jam kerja. Penggunaan metode barcode pada aplikasi sistem absensi karyawan ini juga akan membuat sistem absensi ini menjadi lebih efektif dan efisien karena setiap pegawai hanya akan menempelkan kartu ID karyawan pada perangkat barcode scanner yang telah tersedia dimana penghitungan jam hadir dan jam keluar karyawan akan masuk pada database, kemudian hasil inputan nomor induk karyawan atau barcode akan menjadi acuan jam kedatangan karyawan tersebut. Dalam pembuatan skripsi ini, penulis akan memberikan suatu solusi tentang :
1. Bagaimana sistem absensi ini dapat membantu proses pencatatan data dan daftar hadir karyawan.
2. Bagaimana memberikan report harian, bulanan, dan tahunan data dan daftar hadir karyawan.
1.3 Batasan Masalah
Aplikasi sistem absensi dengan metode barcode pada Perusahaan Kemenangan Jaya akan memberikan suatu report pencatatan atau log secara harian, bulanan, dan tahunan tentang data dan daftar hadir karyawan, waktu kedatangan, waktu pulang. Aplikasi absensi ini hanya akan mencatat hal-hal yang berkaitan dengan data dan daftar kehadiran karyawan, dan tidak melakukan pengaturan terhadap penentuan waktu kedatangan dan kepulangan karyawan. Aplikasi ini tidak akan melakukan penghitungan penggajian karyawan berdasarkan lamanya waktu kerja karyawan dan aplikasi ini juga tidak terhubung dengan database perusahaan, karena aplikasi ini merupakan suatu aplikasi tambahan yang berdiri sendiri sehingga tidak akan mengganggu dan mengacaukan database pusat yang terhubung dengan data keseluruhan dan keterangan aktifitas perusahaan. Pendeteksian absensi pada aplikasi ini terbatas pada metode dan teknologi yang digunakan, yakni barcode dan tidak menggunakan teknologi pendeteksian yang lain seperti fingerprint scan atau yang lainnya.
1.4 Tujuan Pembuatan
Tujuan dari diadakannya penelitian, perancangan, dan pembuatan aplikasi absensi dengan sistem barcode dalam menunjang penulisan skripsi ini adalah untuk :
1. Menyusun suatu sistem informasi yang berbasis komputer secara sistematis, terstruktur, terarah dan lengkap dengan demikian sistem informasi yang dibuat benar-benar berguna dan mengefisienkan pekerjaan dalam perusahaan.
2. Memberikan suatu solusi dengan merancang, memberikan hasil report, dan mengimplementasikan Aplikasi absensi yang telah dibuat dan akan digunakan di Perusahaan Kemenangan Jaya sebagai penunjang proses pendataan kehadiran karyawan yang ada dan dilakukan pada perusahaan tersebut.
1.5 Manfaat Penulisan
Manfaat yang akan didapat dari penulisan skripsi dalam pembuatan dan pengaplikasian sistem absensi dengan barcode ini adalah sebagai berikut :
1. Membantu Perusahaan Kemenangan Jaya untuk mengubah sistem absensi yang telah berjalan secara manual menjadi suatu sistem absensi yang terkomputerisasi.
2. Membantu Perusahaan Kemenangan Jaya dalam meningkatkan kinerja dan etos kerja serta kedisiplinan kerja kepada para karyawannya.
3. Membantu pendataan dan daftar hadir karyawan perusahaan dengan memberikan suatu solusi optimal yang telah terkomputerisasi dan berbasis data dengan penggunaan metode barcode.
4. Sistem aplikasi absensi ini akan mampu untuk melakukan beberapa fasilitas dan fungsi seperti : Mempunyai password yang berguna untuk melindungi pemakaian sistem oleh orang yang tidak berwenang, sistem mempunyai fasilitas pengendali error yaitu berupa pesan kesalahan atau proses yang akan muncul dalam sistem.pengabsensian, mampu menyimpan data-data mengenai data pribadi dan data absensi karyawan, dan sistem dapat melakukan pencarian data
5. Memberikan suatu report secara berkala tentang data dan daftar kehadiran karyawan sebagai bahan acuan peningkatan etos dan kedisiplinan karyawan dalam perusahaan
6. Memberikan input perbaikan guna meningkatkan sistem yang sudah ada agar lebih optimal.
1.6 Metode Penelitian
Metode yang digunakan dalam perancangan dan pengembangan sistem aplikasi absensi karyawan ini adalah dengan menggunakan beberapa metode, antara lain :
1. Metode Interview
Koentjaraningrat (1985:167) mengartikan interview sebagai sebuah tindakan pengumpulan informasi dengan cara mengajukan sejumlah pertanyaan secara lisan dan dijawab secara lisan pula yang akan digunakan dalam tahap analisa.
2. Metode Pengembangan Sistem
Metode pengembangan sistem yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah dengan menggunakan model pengembangan sistem spiral. Model Spiral yang diusulkan oleh Boehm (1988), menggambarkan sebuah tahapan proses pengembangan perangkat lunak, yang terdiri dari enam wilayah tugas (Pressman, 1997:47), yaitu antara lain :
A. Komunikasi Pelanggan
Tugas-tugas yang dibutuhkan untuk membangun komunikasi yang efektif di antara pengembang dan pelanggan.
B. Perencanaan
Tugas-tugas yang dibutuhkan untuk mendefinisikan sumber daya, ketepatan waktu, dan proyek informasi lain yang berhubungan.
C. Analisis Resiko
Tugas-tugas yang dibutuhkan untuk menaksir resiko-resiko, baik manajemen maupun teknis.
D. Perekayasaan
Tugas-tugas yang dibutuhkan untuk membangun satu atau lebih representasi dari aplikasi tersebut. Penulis menggunakan notasi UML sebagai case tool dalam perekayasaan sistem.
E. Konstruksi dan Peluncuran
Tugas-tugas yang dibutuhkan untuk mengkonstruksi, menguji, memasang, dan memberikan pelayanan kepada pemakai. Jika seluruh obyek yang dibutuhkan telah selesai didesain maka tahap selanjutnya adalah mengkonstruksikan obyek-obyek yang telah selesai didesain ke dalam kode bahasa pemrograman. Bahasa pemrograman yang penulis gunakan ialah Borland Delphi 5 sebagai pembuatan aplikasi sistemnya dan menggunakan aplikasi perancangan database MS SQL Server 2000.
F. Evaluasi Pelanggan
Langkah ini melakukan pengujian fungsionalitas dan efisiensi sistem pada saat sistem tersebut telah selesai dibuat dan diimplementasikan.
G. Menarik Kesimpulan
Tugas-tugas yang dibutuhkan untuk memperoleh umpan balik dari pelanggan dengan didasarkan pada evaluasi representasi perangkat lunak yang dibuat selama masa perekayasaan dan diimplementasikan selama masa pemasangan.
1.7 Sistematika Penulisan
Penyusunan penulisan skripsi ini dilaksanakan dengan beberapa metode dan format susunan yang terbagi ke dalam beberapa bab, yang terdiri dari :
1. BAB I : Pendahuluan
Berisi tentang beberapa hal umum tentang maksud dan tujuan penulisan skripsi serta pelaksanaan penelitian pada Perusahaan PT. Kemenangan Jaya sebagai acuan dalam pembuatan aplikasi absensi dengan sistem barcode, yang terdiri dari latar belakang dilaksanakannya penelitian, tujuan dari diadakannya penelitian, perancangan, dan pembuatan aplikasi sistem absensi dengan metode barcode dalam menunjang penulisan skripsi, manfaat penulisan, metode pelaksanaan dan penulisan skripsi, serta sistematika dalam penyusunan skripsi ini.
2. BAB II : Landasan Teori
Menjelaskan tentang konsep dasar aplikasi absensi, penjelasan singkat tentang barcode concept, sejarah singkat aplikasi Delphi 5 sebagai aplikasi pembangun utama, dan konsep database serta penjelasan singkat tentang microsoft access sebagai aplikasi database yang akan digunakan dalam pembuatan aplikasi absensi ini.
3. BAB III : Metodologi Penelitian
Menjelaskan tentang metode yang digunakan dalam menyelesaikan kasus pendataan dan pengaplikasian sistem absensi pada perusahaan tersebut, perancangan yang berisi semua metode yang berhubungan dengan topik yang dibahas dan akan digunakan dalam pembuatan aplikasi sistem absensi ini, serta penganalisaan masalah yang ada dalam perusahaan sehingga dapat diberikan suatu solusi optimal terhadap permasalahan yang ada.
4. BAB IV : Pembahasan
Menjelaskan tentang pembahasan sistem yang yang berisikan konsep, alur, dan pola pikir program dalam bentuk flowchart, bagaimana sistem absensi ini nantinya akan berjalan, dan tahap-tahap yang diperlukan dalam menjalankan sistem absensi ini dengan disertai dengan metode atau teknik yang digunakan dalam melaksanakan penelitian serta menyelesaikan masalah yang dimulai dari perancangan data sampai kepada terselesaikannya masalah.
5. BAB V : Kesimpulan dan Saran
Berisi tentang kesimpulan dari penelitian dan hasil akhir dari pemecahan masalah setelah dibuat aplikasi absensi dengan barcode ini serta saran yang dianggap penting atau dijalankan pada masa yang akan datang untuk kesempurnaan hasil penelitian atau pemecahan masalah, sehingga masalah serupa tidak terjadi lagi serta antisipasi terhadap timbulnya masalah lain setelah pengaplikasian sistem absensi ini dapat berjalan dengan baik pada perusahaan tempat penelitian untuk penulisan skripsi ini dilakukan.
6. Daftar Pustaka
Berisi daftar pustaka atau referensi-referensi baik berupa media cetak maupun media elektronik yang dapat dijadikan acuan dalam penelitian tugas akhir.
