BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Perkembangan dalam bidang komputer pada saat ini telah membuka peluang seluas-luasnya kepada para pakar dan para pengambil keputusan, baik yang bergerak dibidang ekonomi, pemerintahan, keilmuan dan sebagainya untuk menyelesaikan semua permasalahannya dengan menggunakan komputer. Sebelum datang era komputerisasi ini kebanyakan dari user menyelesaikan pekerjaannya secara manual. Tetapi saat ini user dapat menggunakan komputer dalam mengerjakan berbagai tugasnya dengan cepat dan tepat. Hal ini dikarenakan di dalam komputer tersebut terdapat bermacam-macam aplikasi yang bisa digunakan, sehingga user mendapatkan kemudahan dalam menyelesaikan pekerjaannya.
Berbagai aplikasi komputer saat ini bermunculan, mulai dari aplikasi yang mempermudah dalam hal perhitungan sampai aplikasi yang menyediakan sarana pengolahan data. Aplikasi-aplikasi ini semuanya memiliki tujuan yang sama yaitu ingin mempermudah pekerjaan user.
Dalam era komputerisasi ini pengolahan data dan penyebaran informasi dirasakan kurang efektif dan efisien apabila sumber itu dalam bentuk kertas yang sifatnya statis atau mengandalkan memori seseorang sebagai media penyimpanannya. Dipusat Penelitian Informatika LIPI proses penyampaian informasi mengenai suatu peralatan yang berhubungan dengan peminjaman ataupun pengembalian peralatan masih dilakukan secara manual. Begitu pula dengan proses peminjaman dan pengembalian peralatannya. Sehingga menimbulkan berbagai permasalahan seperti kehilangan data peminjam, kehilangan barang yang dipinjamkan, dan permasalahan lainnya yang berhubungan dengan prosedur peminjaman. Hal ini menyulitkan bidang sarana dalam memberikan laporan kepada pimpinan.
1.2 Identifikasi Masalah
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya bahwa proses pengembalian dan peminjaman peralatan selama ini masih dilakukan secara manual. Dimana setiap pegawai yang ingin meminjam peralatan harus melakukannya sesuai dengan prosedur yang berlaku. Secara rinci identifikasi masalah akan dijelaskan sebagai berikut :
1. Kesulitan yang sering dialami oleh para pegawai pada saat meminjam peralatan terletak pada kurangnya informasi mengenai keadaan peralatan. Sehingga sering kali pegawai harus meminjam peralatan yang sebenarnya persediaan atau stock barangnya tidak ada.
2. Konfirmasi mengenai penolakan permohonan peminjaman selama ini tidak dilakukan secara formal, karena permohonan peminjaman peralatan yang ditolak akan dijadikan bahan untuk pengadaan barang tahun berikutnya.
3. Selain itu kesulitan yang sering dialami oleh bidang sarana terletak pada proses pengarsipan data para peminjam dan pengembalian barang yang dipinjamkan. Hal ini terjadi karena permohonan peminjaman hanya menggunakan selembar kertas berupa formulir peminjaman peralatan saja, sehingga apabila kertas tersebut hilang maka data peminjam pun akan ikut hilang, karena ketiadaan media penyimpanan data lain, misalnya pada komputer.
4. Permasalahan lainnya adalah ketiadaan formulir pengembalian barang, hal ini menyebabkan seringnya bidang sarana kehilangan barang yang dipinjam karena tidak ada bukti bahwa peminjam tersebut sudah mengembalikan barangnya atau belum. Sering juga peminjam merasa disalahkan, karena bidang sarana menagih barang yang dipinjam padahal peminjam tersebut sudah mengembalikan barang tersebut.
1.3 Maksud dan Tujuan
Maksud dilaksanakannya penelitian ini adalah untuk melihat sampai sejauh mana efektifitas pengolahan informasi yang tidak terkomputerisasi sehingga memerlukan suatu sistem informasi yang terkomputerisasi yang dapat membantu dalam efektifitas serta efisiensi waktu didalam pengolahan informasi yang dibutuhkan. Adapun tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Menambah pengetahuan praktek serta pengalaman dan wawasan di bidang informatika di Pusat Penelitian Informatika LIPI-Bandung
2. Untuk mempermudah pekerjaan user dalam mengklasifikasikan data.
3. Sebagai bahan evaluasi untuk mengukur ilmu pengetahuan dan keterampilan mahasiswa atau mahasiswi.
4. Sebagai bahan penganalisaan terhadap relevansi atau hubungan antara teori yang didapat dibangku kuliah dengan praktek sebenarnya.
5. Untuk mengetahui sampai sejauh mana peranan komputer dalam permasalahan yang dihadapi serta masalah apa saja yang sebaiknya ditangani dengan komputer.
6. Sebagai sarana untuk menambah, keterampilan dan wawasan serta sebagai studi banding untuk menyesuaikan kurikulum pendidikan dengan tuntunan pengetahuan dan teknologi.
1.4 Batasan Masalah
Dikarenakan keterbatasan pengetahuan penulis tentang data yang dibutuhkan dan waktu yang tersedia maka dalam tugas akhir ini, penulis membatasi ruang lingkup permasalahan, sebagai berikut :
1. Membahas pembuatan sistem pengolahan data peminjaman dan pengembalian barang inventaris ini mengenai penyimpanan datanya secara komputerisasi, yang lebih jelasnya akan dijabarkan dalam analisa masalah, analisa pemakai, analisis sistem, Entity Relationship Diagram (ERD), Data Flow Diagram (DFD), dan perancangan tampilan program
2. Tidak melakukan pengklasifikasian data barang inventaris secara keseluruhan, tetapi melakukan klasifikasi data barang inventaris yang sering dipinjam atau dipergunakan untuk kegiatan diluar lingkungan LIPI.
1.5 Lokasi dan Waktu Kegiatan
Untuk menyusun tugas akhir ini penulis melaksanakan penelitian di LIPI- Bandung yang berlokasi di jalan Cisitu 21/154D Bandung. Pelaksanaan penelitian dilaksanakan selama tiga bulan yaitu dimulai dari tanggal 3 Februari 2006 sampai dengan tanggal 5 Mei 2006.
1.6 Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data yang digunakan untuk menyusun tugas akhir ini adalah sebagai berikut:
1. Observasi
Yaitu melaksanakan pengamatan atau penelitian secara langsung proses sebenarnya yang terjadi di lapangan. Penulis mengamati dan mempelajari data-data yang diberikan oleh pembimbing untuk mencari kebenaran masalah yang dibahas.
2. Wawancara
Yaitu mengajukan berbagai macam pertanyaan secara langsung kepada pihak-pihak yang ada hubungannya dengan tema permasalahan yang akan di ambil terutama pada pembimbing. Disini penulis lebih banyak berkonsultasi dengan Kepala Bagian Perusahaan.
3. Studi kepustakaan
Yaitu dengan membaca buku referensi yang ada di instansi dan mencari data-data yang dibutuhkan dari beberapa literatur buku lainnya.
1.7 Sistematika Penulisan Laporan
Penulisan tugas akhir ini disusun dengan sistematika penulisan sebagai berikut :
BAB I Pendahuluan
Membahas mengenai tujuan tugas akhir , lokasi dan objek kegiatan tugas akhir, teknik pengumpulan data dan sistematika penulisan.
BAB II Latar Belakang Perusahaan
Membahas mengenai sejarah dan perkembangan LIPI-Bandung, lokasi dan tata letak perusahaan, struktur organisasi dan departemen-departemen yang ada di perusahaan LIPI-Bandung dan juga tinjauan pustakanya.
BAB III Analisis dan Perancangan Sistem
Membahas mengenai analisis masalah, analisis data, perancangan interface dan perancangan sistem. Dalam perancangan sistem terdiri dari ERD (Entity Relationship Diagram) dan DFD (Data Flow Diagram).
BAB IV Kesimpulan dan Saran
Berisi tentang kesimpulan selama melakukan tugas akhir dan saran yang ditujukan kepada semua pihak agar lebih baik melakukan tugas akhir.
