SARI
Arsip merupakan salah satu sarana informasi yang berupa rekaman atau bukti/dokumen yang sangat dibutuhkan pada suatu perusahaan baik instansi pemerintah maupun swasta. Bukti/dokumen yang diperlukan dan dihasilkan dari setiap kegiatan itulah yang perlu kita tata secara sistematis agar dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali bila sewaktu-waktu diperlukan. Untuk kelancaran yang teratur da menyeluruh. Penataan arsip baik arsip dinamis aktif maupun inaktif yang baik dan benar untuk memperlancar komunikasi dan tugastugas yang nantinya akan dikerjakan. Apabila penataan arsip berhasil dengan baik, maka kegiatan disuatu instansi akan berjalan dengan lancar. Karena yang berperan dalam pengarsipan adalah arsip dinamis aktif.
Permasalahan yang dikaji dalam penulisan tugas akhiar ini adalah : (1) Bagaimana prosedur penanganan arsip dinamis aktif pada PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan D.I Yogyakarta? (2) Asas penyimpanan apa saja yang diterapkan pada PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan D.I Yogyakarta? (3) Kendala dalam menangani arsip yang dialami pada PT. PLN (Persero) Distrubusi Jawa Tengah dan D.I Yogyakarta. (4) Bagaimana cara penataan, penyimpanan arsip dinamis aktif beserta proses peminjaman arsip pada PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan D.I Yogyakarta? Penulisan tugas akhir ini bertujuan : (1) Untuk mengetahui bagaimana prosedur penanganan arsip dinamis aktif, (2) Asas penyimpanan apa saja yang digunakan, (3) Untuk mengetahui kendala apa dalam menangani arsip yang dialami serta cara-cara apa saja dalam mengatasi kendala tersebut. (4) Cara penataan, penyimpanan arsip dinamis aktif beserta proses peminjaman arsip pada PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan D.I Yogyakarta.
Objek kajian dalam penulisan tugas akhir ini adalah mengenai bagaimana cara penanganan arsip dinamis aktif pada PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan D.I Yogyakarta. Metode pengumpulan data yang dilakuakan penulis dalam laporan ini adalah dengan metode observasi, metode wawancara, metode kepustakaan. Untuk metode analisis data yang digunakan adalah dengan teknik penyajian data dan metode analisis data yaitu dengan menggunakan metode deskriptif kualitatif yaitu menggambarkan kenyataan-kenyataan yang terjadi bersifat umum dan kemungkinan yang dihadapi serta solusinya. Dan dilakuakan secara kualitatif yaitu analisis yang tidak didasarkan pada perhitungan statistika yang berbentuk kuantitatif (jumlah) akan tetapi dalam bentuk pernyataan dan uraian yang selanjutnya akan disusun secara sistematis dalam bentuk laporan.
Hasil analissis menunjukkan bahwa penanganan arsip dinamis aktif pada PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan D.I Yogyakarta menggunakan 2 (dua) tahapan yang perlu dilalui, yaitu : (1) Pedoman penanganan surat dan (2) Mekanisme penyusunan surat baik surat masuk maupun surat keluar. Selain itu juga harus sesuai dengan petunjuk pelaksanaan tatalaksana surat dan kearsipan PT. PLN (Persero) yang berdasarkan keputusan Direksi PT. PLN (Persero) nomor : 300.K/010/DIR/2004 tanggal 31 Desember 2004. Asas penyimpanan surat menggunakan asas sentralisasi dan asas desentralisasi.
Kendala-kendala dalam menangani arsip yang dialami pada PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan D.I Yogyakarta adalah adanya faktor kebiasaan petugas dalam menangani arsip yang tidak sesuai dengan petunjuk tatalaksana surat dan kearsipan. Adanya penumpukan arsip, ruang tempat penyimpanan arsip pada sub bidang administrasi umum dan fasilitas masih bercampur antara arsip dinamis aktif dan inaktif serta digunakan untuk menyimpan peralatan yang menunjang kearsipan dan juga peralatan lainnya. Peminjaman arsip pada PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan D.I Yogyakarta dilakukan dengan mencatat pada buku bon pinjam arsip.
Berdasarkan hasil analisis menunjukkan bahwa untuk penanganan arsip dinamis aktif, perusahaan harus sesuai dengan petunjuk pelaksanaan tatalaksana surat dan kearsipan (TLSK) yang diterbitkan dan berdasarkan keputusan Direksi PT. PLN (Persero) nomor : 300.K/010/DIR/2004 tanggal 31 Desember 2004. Penanganan arsip pada sub bidang administrasi umum dan fasilitas menggunakan kode pokok masalah. Asas penyimpanan menggunakan asas sentralisasi dan desentralisasi. Untuk mengatasi kendala PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan D.I Yogyakarta dengan mengadakan pelatihan Sumber Daya Manusia tentang kearsipan. Untuk ruangan dilakuakan pemisahan penyimpanan antara arsip dinamis aktif dan inaktif. Peminjaman arsip pada PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan D.I Yogyakarta yang hanya dilakukan dengan buku bon pinjam arsip ini digunakan untuk memudahkan pegawai dalam pinjam arsip.
