ABSTRAK
Badan Pengawas Provinsi Jawa Tengah merupakan instansi pemerintahan yang membantu Gubernur dalam bidang pengawasan, oleh sebab itu tidak lepas dari kegiatan surat menyurat. Guna mendukung dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya maka sub bagian umum Badan Pengawas Provinsi Jawa Tengah harus memperhatikan pengelolaan surat menyurat, supaya dalam penyelenggaran kegiatan administrasi dapat berjalan dengan lancar.
Permasalahan yang dikaji dalam penelitian ini adalah, (1) bagaimana manajemen pengelolaan surat menyurat pada sub bagian umum Badan Pengawas Provinsi Jawa Tengah, (2) bagaimana pengelolaan surat menyurat, yaitu mulai dari pengurusan surat masuk dan surat keluar pada sub bagian umum Badan Pengawas Provinsi Jawa Tengah, (3) sarana apa saja yang digunakan dalam pengelolaan surat menyurat, (4) kendala-kendala apa saja yang dihadapi dalam pengelolaan surat menyurat.
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui manajemen pengelolaan surat menyurat, pengurusan surat masuk dan surat keluar, sarana dalam pengelolaan surat menyurat, dan kendala-kendala yang dihadapi dalam pengelolaan surat menyurat.
Metode pengumpulan data yang digunakan penulis dalam menyusun Tugas Akhir ini adalah, untuk data primer yaitu metode observasi, metode wawancara atau interview, sedangkan untuk data sekunder adalah metode dokumentasi.
Penelitian ini merupakan jenis penelitian diskriptif. Hasil penelitian mengenai pengelolaan surat menyurat pada sub bagian umum Badan Pengawas Provinsi Jawa Tengah adalah meliputi mempersiapkan pegawai yang ditempatkan pada urusan surat menyurat, dan pendidikan dari pegawai tersebut, memberikan rincian tugas atau kegiatan kepada para pegawai, mengarahkan atau mengendalikan berdasar pada Keputusan Gubernur No. 109 Tahun 2003 Tentang Pedoman Pengurusan Surat Di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Tengah, pengawasan dilakukan oleh pimpinan, dalam hal ini adalah Kepala Sub Bagian Umum Badan Pengawas Provinsi Jawa Tengah. Pengurusan surat masuk meliputi, penerimaan, pembukaan, pengarahan, pencatatan, dan pendistribusian surat masuk. Pengurusan surat keluar meliputi pembuatan, pemeriksaan, penandatanganan dan pengetikkan konsep surat, penandatanganan, penomoran, pencatatan dan pengiriman surat keluar. Sarana yang digunakan yaitu kartu kendali surat masuk dan surat keluar, lembar disposisi, buku agenda, buku ekspedisi, tickler fele, dan filling cabinet. Kendala yang dihadapi yaitu, pegawai yang menangani urusan surat menyurat kurang memahami pengelolaan surat menyurat, kurangnya pegawai yang bertugas mengirimkan surat keluar apabila surat dalam jumlah banyak, kurangnya pemanfaatan filling cabinet, dan cara penyimpanan surat belum sesuai dengan kode klasifikasi.
Ada pun saran yang dapat penulis berikan adalah pegawai yang kurang memahami pengelolaan surat menyurat lebih meningkatkan pengetahuannya lagi, dan ditambahkan pegawai yang bertugas menangani pengiriman surat keluar, untuk sarana atau peralatan dalam hal ini filling cabinet lebih dimanfaatkan sebagai sarana dalam kearsipan, dan cara penyimpanan surat supaya sesuai dengan urutan kode klasifikasi supaya surat-surat yang dibutuhkan kembali dapat lebih mudah ditemukan.
