SARI
Menyadari arti penting daripada yang tersimpan secara sistematis agar ketika diperlukan dapat dipertanggung jawabkan. Pengelolaan administrasi pada suatu kantor/lembaga berbeda satu sama lainya, akan tetapi tidak tertutup kemungkinan apabila terjadi persamaan pada prosedur, serta mempunyai manfaat sebagai bahan informasi dalam meningkatkan mutu dan kualitas pengelolaan dokumen agar lebih efisien dan efektif. Permasalahan yang akan dikaji dalam penelitian ini adalah : (1) Bagaimana prosedur pengelolaan dokumen masuk di PT. Asuransi Jiwasraya Semarang Barat ?, (2) Bagaimana prosedur pengklasifikasian dokumen di PT. Asuransi Jiwasraya Semarang Barat ?, (3) Bagaimana prosedur penyimpanan dokumen pada PT. Asuransi Jiwasraya Semarang Barat ?, (4) Bagaimana prosedur pengelolaan dokumen keluar di PT. Asuransi Jiwasraya Semarang Barat ?, dan (5) Bagaimana prosedur penyusutan dan pemusnahan dokumen di PT. Asuransi Jiwasraya Semarang Barat ?. Sedangkan tujuan dari penelitian ini adalah : (1) Untuk mengetahui bagaimana prosedur pengelolaan dokumen masuk di PT. Asuransi Jiwasraya Semarang Barat, (2) Untuk mengetahui pengklasifikasian dokumen agar mudah dalam pencarian dokumen apabila akan dibutuhkan, (3) Untuk mengetahui dengan sistem penyimpanan apa yang digunakan di PT. Asuransi Jiwasraya Semarang Barat, (4) Untuk mengetahui langkah-langkah dalam menangani dokumen keluar di PT. Asuransi Jiwasraya Semarang Barat, dan (5) Untuk mengetahui cara pemusnahan dan penyusutan dokumen di PT. Asuransi Jiwasraya Semarang Barat.
Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah metode observasi dokumentasi, wawancara, dan studi pustaka. Sedangkan metode analisis data yang digunakan adalah metode analisis deskriptif kualitatif. Berdasarkan hasil analisis deskriptif kualitatif dengan gambaran nyata dan fenomena perusahaan menunjukkan bahwa pengelolaan administrasi asuransi pada PT. Asuransi Jiwasraya Semarang Barat dilaksanakan dengan prosedur yang ada sesuai pada PT. Asuransi Jiwasraya Semarang Barat meliputi penerimaan dokumen masuk, pengklasifikasian dokumen, penyimpanan dokumen, pencatatan dokumen keluar, penyusutan dan pemusnahan dokumen.
Hasil penelitian menunjukkan pengelolaan administrasi di PT. Asuransi Jiwasraya Semarang Barat dilaksanakan dengan pengelolaan administrai dilakukan pada dokumen-dokumen yang dimiliki oleh bagian/unit dicatat terlebih dahulu ke dalam buku bantu yang kemudian baru disimpan ke dalam ordner. Prosedur dilakukan dengan cara memeriksa kode dokumen yang berdasarkan atas nomor dan sistem tanggal pembuatan dokumen yaitu harus sesuai dengan nama pemegang polis dan nomor polis, serta memeriksa kelengkapan dokumen pendukungnya dan yang paling akhir adalah memeriksa keabsahan dokumen tersebut mengenai tanda tangan yang bertanggung jawab.
Simpulan Tugas Akhir pengelolaan administrasi pada PT. Asuransi Jiwasraya Semarang Barat merupakan suatu organisasi yang pasti memerlukan sesuatu unit yang mengelola segala sesuatu yang ada berhubungan dengan kegiatan administrasi. Prosedur pengelolaan administrasi dalam menangani dokumen terdiri dari berbagai langkah-langkah yaitu prosedur penerimaan dokumen masuk, pengklasifikasian dokumen, prosedur penyimpanan dokumen, pencatatan dokumen keluar, tata penyusutan terdiri dari penilaian dokumen; pemindahan dokumen; jadwal retesi sedangkan pemusnahan dokumen dilakukan 10 tahun masa kadaluarsa. Sebagai penutup penulis mengemukakan saran agar dalam pengelolaan administrasi asuransi di PT. Asuransi Jiwasraya Semarang Barat semakin ditingkatkan misal dalam penerimaan dokumen ada pengelolaan tersendiri karena lebih memudahkan petugas dalam melakukan langkah-langkah penerimaan dokumen, sebaiknya dalam penyimpanan dokumen penyortiran lebih ditingkatkan karena pada waktu dokumen akan dibutuhkan tidak ada dokumen yang kurang dalam penyimpanannya, sebaiknya dalam peletakan dokumen diperhatikan agar ordner-ordner dapat tertata rapi dalam rak arsip ataupun almari arsip yang diletakkan secara menegak, dan dalam penanganan dokumen sebaiknya dilakukan dengan teliti karena akan berakibat fatal apabila mengalami kesalahan dan juga dokumen aktif dikatakan dokumen inaktif apabila sudah tidak mempunyai nilai guna atau sudah kadaluarsa. Masa penyimpanan 10 tahun apabila sudah satu tahun mendekati masa kadaluarsa segera dikelompokkan dan disusutkan kegudang arsip, pemusnahan dilakukan satu bulan sebelum dimusnahkan yang dibuat panitia terlebih dahulu.
