INTI SARI
Di unit rekam medis rumah sakit Lancang Kuning petugas masih bekerja merangkap sebagai operator dan admitting office atau pendaftaran rawat inap sehingga pekerjaan pokok sebagai rekam medis sering terbengkalai. Sedangkan dalam pengolahan data dan statistik rumah sakit masih dikerjakan secara manual meskipun sudah mempunyai SIMRS karena SIMRS yang ada di rekam medis hanya sebatas penginputan data pasien saja, sehinga semua ini mengakibatkan terlambatnya petugas dalam menyajikan statistik kegiatan pelayanan rumah sakit dan fungsi unit rekam medis yang diharapkan tidak bisa terlaksana sebagaimana mestinya. Dan tujuan penelitian adalah mengetahui SDM, Sarana dan Prasarana, kerjasama tim, Standar Operasional Prosedur dan alur rekam medis di rumah sakit Lancang Kuning Pekanbaru tahun 2008.
Penelitian ini menggunakan metode penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif, yang dilakukan di Rumah Sakit Lancang Kuning Pekanbaru mulai bulan Agustus 2008 dengan tujuan mendapatkan informasi tentang sistem pengelolaan rekam medis. Informan utama adalah Direktur Rumah Sakit Lancang Kuning, Koordinator rekam medis, petugas rekam medis, sedangkan informan penunjang adalah perawat UGD, perawat rawat inap di Rumah Sakit Lancang Kuning Pekanbaru.
Hasil penelitian adalah jumlah tenaga rekam medis memang kurang mengingat beban kerja yang mereka lakukan merangkap sebagai operator, pendaftaran pasien rawat inap dan sebagai pengolahan data dan statistik rumah sakit, sedangkan jumlah mereka hanya 5 orang yang mana dinas per shift nya 1 orang dan ini tidak memungkinkan untuk petugas dalam menjalankan kegiatannya. Untuk sarana dan prasarana di rekam medis masih kurang karena komputer yang ada hanya 2 unit sedangkan dalam pelaksanaannya yang dibutuhkan minimal 3 unit karena mereka mempunyai 2 loket pendaftaran yaitu rawat inap dan poliklinik sedangkan 1 unit lagi untuk pengolahan data rekam medis, kemudian SIMRS yang ada pemanfaatannya belum optimal karena masih sebatas penginputan data pasien. Hubungan kerjasama tim dan antar unit sudah terjalin dengan baik walaupun kadang-kadang terjadi selisih paham, tapi bisa diatasi dengan cepat. Untuk SOP pada rekam medis sudah ada tapi belum disahkan oleh pihak manajemen, karena dari pihak manajemen tidak ada menanyakannya sehingga petugas tidak terlalu terpaku bekerja sesuai dengan SOP yang ada, selain SOP rekam medis juga membuat job descrpition untuk masing-masing petugas tetapi petugas tidak menjalani sepenuhnya karena terfokus pada operator telepon atau custumer service dan pendaftaran pasien rawat inap. Untuk alur pasien sudah baik hanya alur rekam medis saja yang dinilai belum efektif karena berkas pasien pulang lambat masuk ke rekam medis sehingga petugas terkendala dalam pengolahan data.
Kesimpulannya Jumlah Sumber Daya Manusia rekam medis yang berjumlah 5 orang di nilai belum cukup dan efektif dalam pengelolaan rekam medis supaya tercapainya tertib administrasi rumah sakit, dikarenakan petugas yang bertugas per shift 1 orang kecuali shift pagi berjumlah 2 orang. Karena job yang dibebankan kepada petugas selain job rekam medis juga merangkap sebagai operator telepon dan pelayanan admitting atau pendaftaran pasien baik rawat inap maupun poliklinik, sehingga job utama sering terbengkalai. Sarana dan Prasarana di ruang rekam medis masih minim sehingga petugas tidak maksimal dalam bekerja, karena jumlah komputer yang masih kurang yang hanya ada 2 buah sedangkan minimal 3 buah yaitu untuk pendaftaran pasien rawat inap karena loket pendaftarannnya berada jauh dari ruang rekam medis, untuk pendaftaran pasien poliklinik harus ada 1 unit komputer jadi petugas tidak perlu mendaftarkan secara manual dan satu unit komputer untuk pengolahan data dan pembuatan statistik rumah sakit yang berada di ruang pengolahan. Kemudian SIMRS ruangan rekam medis belum optimal dalam pemanfaatannya, serta rak penyimpanan rekam medis perlu dibuat sesuai dengan kebutuhan. Dalam hal kerjasama tim dan antar unit lain tidak ada masalah atau kendala yang dapat menghambat pelayanan kesehatan sehinga petugas dapat bekerja denga baik dan benar. Standar Operasional Prosedur (SOP) di ruang rekam medis sudah ada dan di buat oleh petugas rekam medis, tetapi belum disahkan oleh pihak manajemen karena tidak pernah ditanyakan. Kemudian selain SOP rekam medis juga membuat job desctiption masing-masing petugas sebagai pedoman dalam bekerja tetapi karena ada nya penambahan tanggung jawab kepada petugas rekam medis yaitu merangkap sebagai operator jadi petugas tidak terpaku pada SOP dan Job Description yang ada. Alur rekam medis dalam hal ini untuk alur berkas rekam medis masih berbelit sehingga petugas rekam medis dalam pembuatan sensus harian untuk statistik rumah sakit tidak tepat pada waktnya.
